会議のたびに議事録作成に追われていませんか
会議やミーティングのあと、録音を聞き返しながら議事録をまとめる作業に時間を取られている人は少なくありません。発言をメモしながら聞くのも大変ですし、後でまとめる作業も地味に負担が大きいものです。しかし今では、生成AIと文字起こしツールを組み合わせることで、この作業を大幅に自動化できます。本記事では、実際に使える具体的な手順とツールの組み合わせ方を紹介します。
議事録づくりをさらに時短したいなら、前後の作業もまとめてAIに任せるのが近道です。副業で使えるAIツールの総まとめから、目的別に最適なツールを選べます。
ステップ1：会議音声を自動で文字起こしする
まず最初のステップは音声データをテキスト化することです。ZoomやGoogle Meetには標準で文字起こし機能が搭載されているほか、Whisper（OpenAI）をベースにしたアプリや、Notta・Rimoといった国産の文字起こしサービスも精度が高くおすすめです。これらのツールはリアルタイムで文字起こしを行い、話者ごとに発言を分けて表示してくれるため、後работаの整理が格段に楽になります。
ポイントは「完璧な文字起こし」を目指さないことです。多少の誤字や言い淀みが残っていても、次のステップでAIが要約・整形してくれるため、まずはスピード優先でテキスト化することを意識しましょう。
ステップ2：ChatGPTで要約・構造化する
文字起こしができたら、その全文をChatGPTなどの生成AIに渡して要約させます。このとき重要なのがプロンプトの書き方です。「以下の会議の文字起こしを、決定事項・ToDo・議論の要点の3つに分けて要約してください」といった具体的な指示を与えると、単なる要約ではなく実務で使える議事録の形に整形されます。
プロンプトの精度が議事録の質を左右するため、指示出しに不安がある方はChatGPTのプロンプトの書き方｜初心者が押さえる基本とコツを参考にすると、より狙った形式で出力を得やすくなります。
ステップ3：テンプレート化してフォーマットを固定する
毎回同じ形式で議事録を作りたい場合は、あらかじめテンプレートをプロンプトに組み込んでおくのが効果的です。例えば「日時／参加者／決定事項／次回までのアクション」という項目を固定し、「このフォーマットに沿って出力して」と指定するだけで、誰が読んでも分かりやすい統一フォーマットの議事録が自動生成されます。テンプレートをGoogleドキュメントやNotionのスニペットとして保存しておけば、次回以降はコピーして使うだけで済みます。
ステップ4：会議中のメモ作成にもAIを活用する
議事録だけでなく、日々のちょっとしたメモや打ち合わせ内容の記録にもAIは役立ちます。スマホの音声入力とChatGPTを組み合わせれば、思いついたことを話すだけで箇条書きに整形されたメモが作成できます。移動中や作業の合間に使える手軽な方法なので、議事録作成の延長として取り入れてみると良いでしょう。
こうした自動化の積み重ねは、日々の作業時間そのものを大きく削減してくれます。会議まわりの作業を効率化したい方は、あわせてAIで副業の作業時間を半分にする具体的な方法【工程分解から始める時短術】も参考にしてみてください。
まとめ：小さな自動化から始めよう
議事録やメモ作成の自動化は、大掛かりなシステム導入をしなくても、文字起こしツールと生成AIの組み合わせだけで十分に実現できます。まずは1回の会議で試してみて、自分に合ったプロンプトやフォーマットを見つけることから始めてみましょう。慣れてくれば、議事録作成にかかる時間は体感で半分以下になるはずです。
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